Planningify

Här är en fallstudie om traditionella kontorstider (9.00 till 17.00), utvecklingen av scheman mot mer flexibilitet och distansarbete, och hur man hanterar detta med Planningify-appen.

Under flera decennier var traditionella kontorstider huggna i sten, närvaro från 09:00 till 17:00 skarpt, måndag till fredag ​​med en timmes obetald paus vid middagstid och två korta 15-minutersrast på morgonen och eftermiddagen.

Detta har utvecklats avsevärt under en tid, speciellt sedan Covid 19, dessa ”stränga” scheman ger nu plats för mer flexibla scheman, både av personliga skäl som att hämta barn från skolan eller för att klara av ett överskott av yrkesaktivitet.

Förtätad arbetstid

Förkortade arbetstider (en möjlighet som erbjuds av allt fler företag i Frankrike, Spanien och Sverige) ger de anställda mer flexibilitet att minska sin arbetsvecka från fem till fyra dagar.

Med denna arbetsmodell finns det fortfarande nackdelar eftersom arbetsdagarna är längre (tio timmar per dag istället för 7 eller 8) för att kompensera för den förlorade tiden, och det blir färre raster.

Men fördelarna är mycket fler: Färre möten (se reunionitis syndrom, som består i att vara ”på möten hela tiden” utan motivering), mindre tid som inte arbetas utan ”obetald”, men framför allt gör det att den anställde kan dra nytta av en paus mitt i veckan (till exempel onsdag för barn), eller ännu hellre att ha en utökad helg med 3 dagar varje vecka (från fredag ​​till söndag, eller från lördag till måndag, beroende på företaget).

Förlängda helger kommer att uppskattas särskilt av resenärer. Professionell nivå kommer företaget att ha ett större utbud av timmar per dag och mer engagerade medarbetare.

Flexibla timmar

Flera företag har redan erbjudit modulering av arbetstiden under lång tid, vilket möjliggör fler personliga timmar för företaget och anställda som kan komma tidigare eller gå senare, samtidigt som antalet obligatoriska timmar respekteras.

Till exempel kan en förälder som måste ta med sina barn till skolan på morgonen komma senare på morgonen, eller gå tidigare för att hämta dem.

”Early risers” och ”nattugglor” hittar alla vad de letar efter. De som vill göra ett sportpass mellan middagstid kan ha 2 timmars paus mellan middagstid och avsluta dagen senare för att kompensera.

I allmänhet gör detta det möjligt att respektera både personalens personliga schema och företagets behov.

Hybrid distansarbete

De flesta företag som är kompatibla med distansarbete har gått över till hybriddistansarbete.

Avsluta heltidsdistansarbete under covid-eran, och även 100 % ansikte mot ansikte, nu har de flesta företag gått över till hybridläge: 2 dagars distansarbete och 3 dagars arbete på kontoret personligen.

Detta gör att du kan ha fördelarna med distansarbete (lugn, möjlighet att koncentrera dig på ett visst projekt, undvika störningar) och arbete ansikte mot ansikte (sammanhållning i team, kreativitet, utbyten mellan kollegor).

Distansarbete gör det också möjligt att minska restiden (särskilt i stora städer som Paris): Mindre restid, mindre tid förlorad i transporter, mer sinnesfrid och även mindre föroreningar på grund av transporter.

Balans i arbetslivet

Vissa företag har missbrukat sina anställdas vilotid. Att respektera åtskillnaden mellan yrkesliv och privatliv blir allt viktigare i dessa dagar, särskilt sedan inrättandet i Frankrike av Right to Disconnect (Labor Code 2016) som gäller alla anställda, särskilt i stora företag: anställda behöver inte svara till e-postmeddelanden utanför deras kontorstid, inte heller att svara i telefon.

Fördelen för företaget med att respektera denna balans är att förbättra den anställdes moral, han kommer att bli mer produktiv på jobbet och i sitt yrkes- och privatliv. Detta kommer enbart att ägnas åt arbetet och till hans familj och hans hobbyer/passioner under fritiden.

Dessutom kommer anställda som trivs i sitt företag att försöka ”överträffa sig själva”, kommer att marknadsföra sitt företag och minska ”omsättningen”!

Det finns alla samma (relativa) nackdelar

Med undantag för ”längre dagar” om man jobbar 4 dagar istället för 5 dagar, måste god teamkommunikation alltid upprätthållas mellan medarbetare, kollegor och chefer. Framför allt ska inte alla ta samma lediga dag, eller så ska arbetstiden vara helt förskjuten.

För distansarbete är det dessutom i allmänhet obligatoriskt att vistas i samma land, eller åtminstone vistas i samma tidszon…

En rekommenderad lösning på detta problem är att skapa en ”Team Chat” (t.ex. Google Chat eller annan lösning) så att kollegor enkelt kan kommunicera med varandra.

Ett annat problem som gäller människor i kontakt med kunder (särskilt säljare), detta måste nödvändigtvis anpassas till kundernas och potentiella kunders scheman.

Hur man optimerar arbetsschemahanteringen med Planningify

För att hjälpa till att hantera dessa varierande arbetsscheman är Planningify-appen ett viktigt verktyg.

Denna app är ganska lätt att förstå och använda och låter användare notera och hantera sina arbetsscheman enkelt och effektivt.

Appen låter dig hålla ordning på en professionell/personlig nivå, för att enkelt skriva ner dina planerade kontorstider, faktiskt genomförda, för att hantera distansarbetsdagar (lägga till en ikon, en viss färg och en kommentar), övertid och moduleringstimmar.

Hur man laddar ner Planningify-appen

För att ladda ner appen, sök helt enkelt efter ”Planningify” på App Store och Google Play, eller klicka på följande länk för att få de officiella nedladdningslänkarna och användarmanualen i PDF-format: Planningify.