Planningify

Ecco un caso di studio riguardante l’orario di ufficio tradizionale (dalle 9:00 alle 17:00), l’evoluzione degli orari verso una maggiore flessibilità e il telelavoro e come gestirlo con l’app Planningify.

Per diversi decenni l’orario d’ufficio tradizionale è rimasto scolpito nella pietra, con presenza dalle 9 alle 17 in punto, dal lunedì al venerdì con un’ora di pausa non retribuita a mezzogiorno e due brevi pause di 15 minuti al mattino e al pomeriggio.

Da tempo questa situazione si è evoluta in modo significativo, soprattutto dopo il Covid 19, questi orari “rigorosi” stanno ora lasciando il posto a orari più flessibili, sia per motivi personali come andare a prendere i bambini a scuola, sia per far fronte a un surplus di attività professionale.

Orario di lavoro ridotto

L’orario di lavoro ridotto (una possibilità offerta da sempre più aziende in Francia, Spagna e Svezia) offre ai dipendenti una maggiore flessibilità per ridurre la settimana lavorativa da cinque a quattro giorni.

Con questo modello di lavoro ci sono ancora degli svantaggi perché le giornate lavorative sono più lunghe (dieci ore al giorno invece di 7 o 8) per compensare il tempo perso, e ci sono meno pause.

Ma i vantaggi sono ben più numerosi: meno riunioni (vedi sindrome da reunionite, che consiste nello stare “in riunione tutto il tempo” senza giustificazione), meno tempo non lavorato ma “non retribuito”, ma soprattutto permette al dipendente di beneficiare di un pausa a metà settimana (ad esempio il mercoledì per i bambini), o meglio ancora un Weekend prolungato di 3 giorni a settimana (da venerdì a domenica, oppure da sabato a lunedì, a seconda delle compagnie).

I fine settimana prolungati saranno particolarmente apprezzati dai viaggiatori. A livello professionale, l’azienda avrà una gamma più ampia di ore giornaliere e dipendenti più coinvolti.

Orari flessibili

Diverse aziende propongono già da tempo la modulazione dell’orario di lavoro, che consente maggiori ore di presenza in azienda e dipendenti che possono arrivare prima o uscire più tardi, pur rispettando il monte ore obbligatorio.

Ad esempio, un genitore che deve portare i propri figli a scuola la mattina potrebbe arrivare più tardi la mattina o uscire prima per andarli a prendere.

I “mattinieri” e i “nottambuli” trovano tutti quello che cercano. Coloro che desiderano fare una sessione sportiva tra mezzogiorno possono fare una pausa di 2 ore tra mezzogiorno e terminare il giorno più tardi per compensare.

In generale, ciò consente di rispettare sia l’orario personale dei dipendenti che le esigenze dell’azienda.

Telelavoro ibrido

La maggior parte delle aziende compatibili con il telelavoro sono passate alla modalità di telelavoro ibrida.

Uscito dal telelavoro a tempo pieno durante l’era covid, e anche dal lavoro in presenza al 100%, ora la maggior parte delle aziende è passata alla modalità ibrida: 2 giorni di telelavoro e 3 giorni di lavoro in ufficio di persona.

Ciò permette di avere i vantaggi del telelavoro (tranquillità, possibilità di concentrarsi su un particolare progetto, evitando disturbi), e del lavoro in presenza (coesione di squadra, creatività, scambi tra colleghi).

Il telelavoro permette anche di ridurre i tempi di viaggio (soprattutto nelle grandi città come Parigi): meno tempo di viaggio, meno tempo perso nei trasporti, più tranquillità e anche meno inquinamento dovuto ai trasporti.

Equilibrio lavoro/vita privata

Alcune aziende hanno abusato del tempo di riposo dei propri dipendenti. Oggigiorno il rispetto della separazione tra vita professionale e vita privata sta diventando sempre più importante, soprattutto da quando in Francia è stato introdotto il diritto alla disconnessione (Codice del lavoro 2016) che si applica a tutti i dipendenti, soprattutto nelle grandi aziende: i dipendenti non sono tenuti a rispondere a e-mail al di fuori degli orari di ufficio, né per rispondere al telefono.

Il vantaggio per l’azienda di rispettare questo equilibrio è quello di migliorare il morale del dipendente, che sarà più produttivo sul lavoro e nella vita professionale e privata. Questo si dedicherà esclusivamente al lavoro, alla famiglia e ai suoi hobby/passioni nel tempo libero.

Inoltre, i dipendenti che sono felici nella propria azienda cercheranno di “superare se stessi”, promuoveranno la propria azienda e ridurranno il “fatturato”!

Ci sono tutti gli stessi (relativi) svantaggi

Ad eccezione dei “giorni più lunghi” se si lavora 4 giorni anziché 5 giorni, deve essere sempre mantenuta una buona comunicazione di squadra tra dipendenti, colleghi e dirigenti. Soprattutto, non tutti dovrebbero prendersi lo stesso giorno libero, oppure gli orari di lavoro dovrebbero essere completamente scaglionati.

Inoltre, per il telelavoro, è generalmente obbligatorio restare nello stesso paese, o almeno restare nello stesso fuso orario…

Una soluzione consigliata a questo problema è impostare una “Chat di gruppo” (ad esempio Google Chat o altra soluzione) in modo che i colleghi possano comunicare facilmente tra loro.

Altro problema riguarda le persone a contatto con i Clienti (soprattutto i Rappresentanti di Vendita), queste dovranno necessariamente adattarsi agli orari dei Clienti e prospect.

Come ottimizzare la gestione del programma di lavoro con Planningify

Per aiutare a gestire questi diversi orari di lavoro, l’app Planningify è uno strumento essenziale.

Questa app è abbastanza facile da comprendere e utilizzare e consente agli utenti di annotare e gestire i propri programmi di lavoro in modo semplice ed efficiente.

L’app permette di mantenersi organizzati a livello professionale/personale, di annotare facilmente gli orari di ufficio programmati, effettivamente svolti, di gestire le giornate di telelavoro (aggiungendo un’icona, un colore particolare e un commento), gli straordinari e le ore di modulazione.

Come scaricare l’app Planningify

Per scaricare l’app, cerca semplicemente “Planningify” su App Store e Google Play oppure fai clic sul collegamento seguente per ottenere i collegamenti di download ufficiali e il manuale utente in formato PDF: Planningify.